Memperbaiki Penataan di Gudang Spareparts

Kita telah memahami bahwa fungsi gudang adalah untuk tempat menyimpan barang. Fungsi tempat penyimpanan menjadi optimal ketika semua orang mampu menggantikan petugas Gudang spareparts dan mampu berkinerja yang sama dengan petugas sebelumnya.

Ketika ada orang baru yang menggantikan dan mampu mencari barang yang ditemukan tanpa salah dan tidak lebih dari 3 menit, berarti Gudang telah diatur dengan system yang baik. System yang baik ditunjang oleh penataan dan disiplin yang tinggi. Tim audit dapat menguji, standarisasi kerja di Gudang dengan menentukan sampling barang yang akan dicari dan meminta orang yang bukan petuigas di Gudang untuk mencari barangnya.

Kita paham bahwa dalam 5 R , ada istilah Rapi. Rapi yaitu menempatkan barang pada tempatnya. Banyak orang menerapkan penataan yang rapi. Namun penataan rapi tidak akan bisa diwujudkan tanpa kegiatan Ringkas lebih dulu. Untuk menempatkan barang pada tempatnya, maka ciptakanlah tempat untuk setiap barang. Kuasa ada di atas, simbolnya adalah tempat atau penataan.

Gudang spareparts umumnya juga digunakan sebagai tempat menyimpan spareparts bekas. Ada bagian dari spareparts bekas yang masih dapat digunakan ketika dibutuhkan. Penempatan spareparts bekas harus terpisah dari sparepart baik, agar tidak mengacaukan stock sparepart. Kebanyakan petugas Gudang spareparts, mencampurkan antara spareparts bekas dan spareparts baik ( original ), agar memudahkan untuk mencari. Perlu diingat, yang mudah belum tentu benar, sedangkan yang benar sudah pasti memudahkan ( MANFAAT ).

Penataan di Gudang spareparts, sudah dapat diprediksikan karena penataan Gudang spareparts tergolong penataan fixed. Item nya cenderung tetap, dan jumlahnya juga cenderung bisa diprediksikan. Oleh karena itu, penataannya di dasarkan pada besar kecilnya spareparts., agar penempatannya menjadi optimal. Gudang spareparts umumnya, tidak disiapkan dengan luasan yang besar. Penataan van belt, misalnya harus diatur agar perbedaannya menjadi jelas, bukan ditata urut sehingga petugas pengambil nya tidak mengambil ukuran yang salah.

Diperlukan kamus untuk identifikasi barangnya karena umumnya peminta memiliki Bahasa sendiri Ketika membuat permintaan. Jika petugas baru akan mengalami kesulitan. Banyak juga pengelola Gudang spareparts, menempatkan kartu stock di lokasi penempatan, seperti diapotik. Tetapi lokasinya berbeda dengan apotik. Di apotik, orang bersedia menunggu dan petugas berada di ruangan ber AC. Sedangkan peminta spareparts tidak mau menunggu, mereka minta disegerakan, dan petugas Gudang berada dilokasi yang panas. Kedisiplinan dapat dipengaruhi oleh kondisi kerja. Kami akan sajikan artikel lain untuk menjelaskannya.

Salam Improvement.

Pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site Anda dapat membaca artikel untuk peningkatan produktifitas. Dapatkan peluang untuk menguasai materi Gudang dan peluang konsultasi free dengan Latihan berpikir active learning.

 

Manajemen Gudang bagi Distributor

Bagi pengelola bisnis yang bergerak dibidang distributor tentunya memahami bahwa item produk yang laku menjadi penunjang bisnisnya. Oleh karena itu tak mengherankan bila dalam memanajemeni gudang, mereka sudah mengambil keputusan untuk meningkatkan jumlah stock untuk item barang yang merupakan item barang fast moving. Pengelolaan yang demikian mampu menjalankan bisnis bidang distributor cukup bagus, tanpa manajemen gudang yang baik. Naluri bisnis pengelola telah membuat sistem manajemen gudang yang membawa bisnisnya maju dan bertahan hingga saat ini.

Namun dalam era persaingan yang semakin ketat, sulit bagi pengelola bisnis distributor bila tidak meningkatkan pelayanannya kepada pelanggan. Kalah dalam penetrasi pasar, kalah dalam kecepatan pelayanan, kalah dalam ketepatan pelayanan, kalah dalam service ke pelanggan menjadi masalah yang serius. Gejala ini nampak pada jumlah omzet yang tak mengalami pertumbuhan yang signifikan atau menurunnya jumlah laba usaha dibandingkan periode yang sama pada tahun-tahun sebelumnya.

Bagi pengelola gudang, gejala semakin tingginya tingkat persaingan dalam dirasakan dengan jumlah keluar – masuknya barang ke gudang dan dari gudang. kuantitas barang yang keluar tidak menunjukkan peningkatan dalam jumlah. Frekuensi pengeluaran juga tidak meningkat. Banyak petugas gudang yang memiliki waktu luang karena beban kerja menurun. Langkah yang diperlukan adalah melakukan efisiensi di segala bidang termasuk jumlah karyawan gudang untuk keunggulan kompetitif dalam persaingan.

Hal yang perlu dipertimbangkan, sebelum mengambil keputusan untuk melakukan efisiensi bidang tenaga kerja adalah melakukan analisa terlebih dahulu. Persoalan utamanya, apakah semakin banyaknya kompetitor yang berbinis dibidang yang sama, atau permasalahan dalam manajemen gudang sehingga jumlah permintaan dari pelanggan berkurang yang berpengaruh pada volume penjualan dan volume pengadaan barang. Kadang kala pengelola gudang hanya menyampaikan keluhan bahwa transaksi bisnis mengalami penurunan, dan berpengaruh pada kinerja gudang.

Sebagai pengelola gudang kita perlu mencermati adanya gejala pengelolaan manajemen gudang yang perlu di perbaiki. Banyak pengelola gudang merasa telah bertanggung jawab manakala tidak ada selisih dalam persediaan, petugas mampu mencari barang dengan cepat dan tidak menjadi persoalan manakala karyawan gudang yang junior meminta seniornya untuk menunjukkan posisi penempatan barang di gudang, barang yang dipesan dan ada didalam gudang mampu disiapkan dan siap dikirim keesokan harinya. Tentu saja tak ada yang keliru dengan persepsi ini karena manajemen puncak juga tidak memberikan umpan balik atau teguran manakala ada order pending karena stock tidak tersedia, permasalahan keterlambatan pengiriman yang tak jelas target waktunya dan berpikir barang bisa dikirimkan ke pelanggan, kesalahan kirim dapat segera ditangani oleh pengelola gudang, barang retur dapat diselesaikan dengan kebijakan pemotongan tagihan dan penukaran barang. Kadang juga ada sebagian manajemen merasakan bahwa sistem kerjanya telah baik karena telah mendapatkan sertifikasi sistem manajemen mutu sehingga permasalahan yang tidak menjadi target dalam pengukuran kebijakan mutu menjadi terabaikan.

Sesungguhnya kinerja ini masih bisa diperbaiki dan memberikan pelayanan yang baik serta memuaskan pelanggan manakala ada kepekaan tentang perlunya manajemen gudang untuk memperbaiki kinerja gudang dalam menunjang strategi perusahaan. Suatu langkah bijak bila manajemen mengundang pihak luar (konsultan gudang) untuk melakukan audit,evaluasi dan analisis dalam mengidentifikasi ketidaksesuian yang ada digudang. Berdasar atas temuan tersebut maka akan dilakukan langkah perbaikan oleh manajemen dengan membuat kebijakan atau perbaikan sistem kerja di gudang. Banyak juga yang baru menyadari tentang perlunya manajemen gudang manakala terjadi komplain dari pelanggan. Sebagian lainnya menyadari telah terjadi penurunan penjualan dan laba perusahaan. Saran untuk mempertahankan kinerja adalah secara berkala mengundang konsultan gudang untuk melakukan audit kinerja gudang. mengganti konsultan gudang manakala sudah tak menunjukkan hasil dalam menemukan penyimpangan yang akan berpengaruh terhadap kinerja gudang.

Moga bermanfaat, Salam sukses selalu.

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution

Pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site Anda dapat membaca artikel untuk peningkatan produktifitas. Dapatkan peluang untuk menguasai materi Gudang dan peluang konsultasi free dengan Latihan berpikir active learning.Dapatkan peluang passive income 20%.

 

Membenahi Manajemen Gudang

Permasalahan penataan barang telah dilakukan identifikasi dan perbaikan dalam sistem penataan barang. Diputuskan ada satu gudang yang dijadikan sebagai gudang pusat, dimana aktifitas terbanyak dari arus masuk barang dan keluar barang ditetapkan. Pengendalian sopir pengiriman menjadi lebih terkontrol. Pelayanan untuk penjualan retail, ditetapkan akan dilayani oleh gudang retail (manajemen memutuskan untuk sewa gudang ) yang berada di dekat lokasi area pelanggan retail. Semua pengaturan dipertimbangkan agar dapat memberikan layanan one day delivery sebagai strategi perusahaan. Disamping itu pertimbangan cost efisiensi juga diperhitungkan karena margin semakin kecil akibat adanya persaingan yang meningkat.

Permasalahan di gudang lainnya, adalah keluhan petugas gudang. “mengapa perhitungan lembur kami dibedakan dengan sopir dan kernet pak?”, demikian Kepala Bagian Gudang memulai pembicaraan. Coba bapak jelaskan lebih detail. Perhitungan kami petugas di gudang hanya Rp 5000,00 per jam, tidak ada perhitungan untuk jam ke 2 dan seterusnya seperti yang tertera dalam Undang-Undang Tenaga Kerja. Sedangkan untuk sopir dan kernet masing-masing bisa mendapatkan Rp 100.000,00 per 3 jam lembur.  Bedanya jauh pak, kami hanya dapat Rp 15.000,00 untuk 3 jam lembur. Petugas gudang tetap loyal pak, mereka sudah memiliki masa kerja cukup lama, diatas 9 tahun, bahkan ada yang 18 tahun.

Belum lagi kami harus dipotong apabila terjadi selisih stock pak. Selisih 1 karton saja, nilainya minimal Rp 750.000,00 pak. Kami juga meminta pertanggung jawaban sopir untuk ikut menanggung selisih stock di gudang pak. Karena apabila sopir terjadi kekurangan barang ketika mengirimkan ke pelanggan maka mereka menghubungi pihak kami. Memang ada beberapa kasus barang kurang pak, karena kita kerja dengan manusia. Berarti kemungkinan barang lebih juga bisa, tetapi sopir tetap diam saja. Tidak pernah ada laporan barang lebih, tetapi selalu ada saja laporan barang kurang. Bagaimana bila tidak terjadi selisih stock ? apakah pihak manajemen memberikan incentive untuk petugas gudang? Petugas dan penanggung jawab gudang memang dapat Rp 1.000.000,00 tetapi bila ada selisih kami tidak mendapatkan incentive, tetapi harus bertanggung jawab atas selisih tersebut. Sekarang dengan cara kerja baru, kita sudah benahi bersama sistem penerimaan, bongkar-muat, penataan dan pengeluaran barang, maka peluang petugas gudang untuk mendapatkan incentive akan semakin besar dan peluang membayar akan kejadian selisih menjadi berkurang. Memang betul pak, tetapi kami minta bapak juga aturkan sistem imbal jasa dan tanggung jawabnya.

Dalam membenahi manajemen gudang, konsultan gudang bukan hanya membenahi sistem dan prosedur kerja (SOP) di gudang yang meliputi Sistem penerimaan barang, sistem penataan barang, sistem pengeluaran barang, perlakuan atas barang retur penjualan maupun pembelian, perlakuan atas barang rusak dan sarana kerja dan penempatan barang. Konsultan gudang juga perlu untuk memperhatikan manajemen SDM Gudang, untuk mempertahankan sistem kerja yang telah dilakukan perbaikan. Tentunya pihak manajemen tidak berkeberatan untuk membenahi sistem imbal jasa manakala kinerja gudang telah mengalami perbaikan dan terjadi efisiensi kerja.

Berbagi untuk bermanfaat.

Salam Sukses Selalu

Drs.Psi. Reksa Boeana

konsultasi hubungi : 08563221722 dapatkan peluang passive income 20%

materi active learning : http://www.activelearningsolution.blogspot.com

Pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site Anda dapat membaca artikel untuk peningkatan produktifitas. Dapatkan peluang untuk menguasai materi Gudang dan peluang konsultasi free dengan Latihan berpikir active learning.

 

MEMPERBAIKI PENATAAN ARSIP

Pengarsipan adalah kegiatan sederhana yang dapat dilakukan oleh setiap karyawan. Umumnya mereka mendapatkan penugasan tanpa penjelasan detail tentang bagaimana cara melakukan arsip data dan bukti transaksi. Karyawan banyak belajar dari pengalamannya dalam memenuhi permintaan data yang perlu diambil dari arsip yang di fillingnya. Mereka mengubah pengarsipannya manakala menghadapi hambatan dalam memenuhi permintaan dari pihak yang membutuhkan. Mereka menetapkan prioritas siapa yang perlu mendapatkan pelayanan lebih dulu. Sistem fillingpun disesuaikan dengan kebutuhan tersebut.

Bila ditelaah lebih dalam, melalui survey dan analisa masalah dari sistem filling dan arsip data maka banyak ditemukan kondisi filling yang dapat diperbaiki. Melalui perbaikan ini diharapkan terjadi peningkatan dalam pelayanan bagi pihak yang membutuhkan. Kadang kita menemukan arsip dari bukti-bukti transaksi yang kadang perlu disimpan dalam jangka waktu cukup panjang, tetapi kondisi ujung lubangnya sudah sobek. Penataan arsip menjadi tidak rapi. Kadang dalam menggunakan pembolong (perforator, alat untuk membuat lubang kertas), karyawan perlu diberikan pengarahan tentang bagaimana caranya. Membuat lubang kertas juga tidak tepat ditengahnya. Bagaimana cara merapikan kertas atau bukti transaksi yang tidak sama ukurannya.

Lebih banyak kasus, karyawan yang tidak memahami tentang maksud dari bukti transaksi atau dokumen diberikan nomor (dengan menggunakan numerator, nomor urut bukti dibuat). Mereka melakukan filling berdasar atas pengelompokkan kebutuhan berdasar atas kasus permintaan atas data arsip. Ada pula yang membuat copy data arsip dan melakukan pengarsipan tersendiri karena sering mendapat teguran dari Direksi karena kurang cepat dalam memenuhi permintaan beliau. Ada juga yang membuat sistem filling yang sama persis bagaimana data tersebut didokumentasikan oleh bagian lain. Tentunya tindakan ini adalah pemborosan.

Apabila dilakukan pemeriksaan lebih detail lagi, maka banyak data yang dipinjam bagian yang membutuhkan tidak kembali. Arsip data transaksi tidak lengkap. Untuk kondisi dibagian accounting, kasus ini jarang terjadi. Tetapi berkaitan dengan desain, kalkulasi harga dan persetujuan serta koreksi harga banyak terjadi kasus filling arsip yang demikian. Nomor bukti tidak dijadikan pedoman untuk bisa melakukan kontrol atas bukti yang belum kembali dari peminjamnya. Lebih baik menggunakan bukti serah terima peminjaman arsip sehingga tidak ada arsip yang tidak terkontrol pengembaliannya. Dalam mengembalikan arsip dalam sistem fillingnya juga tidak tertib karena ada sebagian arsip yang bernomor urut ada pula yang hilang nomor urutannya.

Tentu saja kondisi arsip yang demikian akan membuat karyawan bervariasi waktunya dalam mencari data yang dibutuhkan. Semakin besar variasi waktu yang dibutuhkan maka semakin besar peluang untuk dilakukan perbaikan bidang arsip data. Sistem pengarsipan ini dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab sendiri, dan hanya dia yang bisa mencari arsip data yang dibutuhkan. Pihak lain akan mengalami kesulitan untuk mencari arsip data yang dibutuhkan. Apabila tak kunjung menemukan maka teriakan, marah, teguran akan ditujukan pada karyawan yang diminta untuk menyiapkan data yang dibutuhkan.

Dalam menata arsip, hal yang paling utama perlu dilakukan adalah mengetahui sistem dan prosedur bagaimana data tersebut diterima, di arsip, dan diminta kembali. Setelah memahami sistemnya, maka langkah yang perlu diperhatikan adalah bagaimana dokumen tersebut dapat dikontrol, apakah ada penanda khusus sehingga setiap orang bisa mencari, mengambil maupun mengembalikan. Kemudian hal yang tak kalah penting adalah untuk keperluan siapa data atau arsip ini biasa digunakan, bagaimana arsip ini dibutuhkan sehingga kita bisa menata data arsip menjadi satu dan lebih ringkas. Penanda apakah yang dibutuhkan agar kecepatan mencari arsip dapat dijamin dan variasi waktu dalam mencari dapat distandarisasi. Bagaimana sistem penyimpanan elektronik dapat membantu meringkas dan mempercepat karyawan dalam mencari data yang dibutuhkan.

Setelah ditetapkan sistem pengarsipan yang dibutuhkan maka tahap berikutnya adalah menyusun data arsip dengan sistem filling yang telah ditetapkan. Sosialisasi kepada karyawan dibutuhkan untuk melakukan uji keandalan sistem pengarsipan, dimana sangat dimungkinkan akan ada masukan untuk penyempurnaan sistem pengarsipan. Kemudian dilakukan uji coba pencarian arsip secara acak dan dilakukan oleh karyawan yang bukan menjadi penanggung jawab arsip. Target waktu adalah di bawah 3 menit. Setelah terbukti, maka tahap berikutnya adalah melakukan pembiasaan cara kerja yang telah ditetapkan dan teruji. Apabila ingin dibuatkan Standart Operating Procedurnya, SOP cara kerjanya maka dilakukan setelah sistem telah teruji.

Berbagi untuk datangkan manfaat, Salam Sukses Selalu

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution

konsultasi hubungi : 08563221722 dapatkan peluang passive income 20%

materi active learning : http://www.activelearningsolution.blogspot.com

Pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site

 

BIMBINGAN DALAM IMPLEMENTASI DIBUTUHKAN

Bekerja cepat belum tentu benar. Bekerja cepat belum tentu menghasilkan produktifitas kerja yang tinggi, manakala petugas gudang harus membongkar dan mengulang kembali apa yang dikerjakannya. Bekerja tepat sudah pasti menghasilkan kecepatan yang tinggi. Bekerja tepat berarti meningkatkan produktifitas kerja. Bekerja tepat berarti memenuhi prinsip-prinsip 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) atau 5S (Seiri, Seiton, Seisho, Seiketsu, Shitsuke).

Hal yang perlu menjadi perhatian pengawas adalah memberikan pemahaman kepada petugas gudang untuk dapat bekerja dengan tepat. Pelatihan dibutuhkan sehingga karyawan gudang memiliki kesiapan dalam melakukan penataan barang yang menunjang strategi “One Day delivery”. Bukankah individu yang siap akan memiliki kecepatan kerja yang baik. Langkah selanjutnya, pengawas perlu melakukan pengawasan langsung dilokasi kerja, ketika pertama kali petugas gudang melakukan pekerjaannya dan memastikan pekerjaan tersebut telah dilakukan dengan benar.

Bekerja dengan benar berarti berpikir lebih dulu sebelum dikerjakan. Fokus yang dipikirkan bukan bagaimana mengerjakannya tetapi bagaimana nantinya barang ini dicari, diambil untuk dikirimkan kepada pelanggan. itulah prinsip “berawal dari akhir dalam pikiran”. Kondisi barang yang packingnya rusak, barang dalam 1 dos lebih jumlahnya dari yang tertera di dos, barang tercampur ukurannya dalam dos, barang tanpa dos, perlu dilakukan pengecekan ulang dengan memperhatikan kode barang dan ukurannya. Barang dapat diikat dalam jumlah tertentu sehingga dapat diatur penempatannya di rak penempatan dengan jauh lebih mudah dan dapat disusun lebih tinggi agar rak penempatan barang dapat difungsikan seoptimal mungkin.

Hal yang perlu dipertimbangkan lebih dulu adalah kemasan awal barang. Dengan memperhatikan bagaimana barang tersebut dikemas maka penempatan barang tidak akan terjadi banyak perubahan atau pergeseran posisi penempatannya. Setelah mengetahui bagaimana barang tersebut dikemas maka petugas gudang dapat melakukan penataan barang dengan memperbaiki kemasan rusak, mengisi kemasan dengan jumlah barang sesuai kemasan, menyatukan barang dengan cara mengikat dalam jumlah tertentu yang kemudian dapat  ditempatkan di lokasi rak penempatan.

Penempatan barang sistem ular dapat digunakan agar pergerakkan pekerja menjadi lebih sedikit ketika mencari item barang dalam kelompoknya. Penempatan barang panjang, besar dan ringan, dapat diposisikan di lokasi rak bagian atas yang berada dalam jangkauan agar petugas mudah untuk mengambil barang dan pelaksanaan opname barang tidak membutuhkan waktu yang lama.

Setelah barang dalam urutan seri dapat ditempatkan maka tahap berikutnya adalah melengkapi item barang yang kurang sesuai dengan jumlah pergerakkan barang berdasar atas data penjualan. Kebutuhan jumlah minimal untuk barang slow moving ditetapkan. Apabila jumlah lokasi rak penempatan tidak cukup menampung seluruh item barang maka posisi barang slow moving dapat diatur penempatannya dengan menggabungkan item barang . penggabungan yang diijinkan adalah maksimal dengan 2 – 3 item barang agar pergerakkan dalam mengambil barang juga dapat diatur seminimal mungkin. Bukankah jumlah yang menyimpang lebih sedikit dari jumlah item barang yang bergerak cepat. Sediakan lebih banyak lokasi penempatan untuk item barang fast moving sehingga kegiatan dalam mengisi rak kembali dapat diatur tidak terlalu sering.

Berbagi untuk perbaikan, berharap Indonesia Jaya

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT.Smart Business solution.

konsultasi hubungi : 08563221722 dapatkan peluang passive income 20%

materi active learning : http://www.activelearningsolution.blogspot.com

Pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site