MEMPERBAIKI PENATAAN ARSIP

Pengarsipan adalah kegiatan sederhana yang dapat dilakukan oleh setiap karyawan. Umumnya mereka mendapatkan penugasan tanpa penjelasan detail tentang bagaimana cara melakukan arsip data dan bukti transaksi. Karyawan banyak belajar dari pengalamannya dalam memenuhi permintaan data yang perlu diambil dari arsip yang di fillingnya. Mereka mengubah pengarsipannya manakala menghadapi hambatan dalam memenuhi permintaan dari pihak yang membutuhkan. Mereka menetapkan prioritas siapa yang perlu mendapatkan pelayanan lebih dulu. Sistem fillingpun disesuaikan dengan kebutuhan tersebut.

Bila ditelaah lebih dalam, melalui survey dan analisa masalah dari sistem filling dan arsip data maka banyak ditemukan kondisi filling yang dapat diperbaiki. Melalui perbaikan ini diharapkan terjadi peningkatan dalam pelayanan bagi pihak yang membutuhkan. Kadang kita menemukan arsip dari bukti-bukti transaksi yang kadang perlu disimpan dalam jangka waktu cukup panjang, tetapi kondisi ujung lubangnya sudah sobek. Penataan arsip menjadi tidak rapi. Kadang dalam menggunakan pembolong (perforator, alat untuk membuat lubang kertas), karyawan perlu diberikan pengarahan tentang bagaimana caranya. Membuat lubang kertas juga tidak tepat ditengahnya. Bagaimana cara merapikan kertas atau bukti transaksi yang tidak sama ukurannya.

Lebih banyak kasus, karyawan yang tidak memahami tentang maksud dari bukti transaksi atau dokumen diberikan nomor (dengan menggunakan numerator, nomor urut bukti dibuat). Mereka melakukan filling berdasar atas pengelompokkan kebutuhan berdasar atas kasus permintaan atas data arsip. Ada pula yang membuat copy data arsip dan melakukan pengarsipan tersendiri karena sering mendapat teguran dari Direksi karena kurang cepat dalam memenuhi permintaan beliau. Ada juga yang membuat sistem filling yang sama persis bagaimana data tersebut didokumentasikan oleh bagian lain. Tentunya tindakan ini adalah pemborosan.

Apabila dilakukan pemeriksaan lebih detail lagi, maka banyak data yang dipinjam bagian yang membutuhkan tidak kembali. Arsip data transaksi tidak lengkap. Untuk kondisi dibagian accounting, kasus ini jarang terjadi. Tetapi berkaitan dengan desain, kalkulasi harga dan persetujuan serta koreksi harga banyak terjadi kasus filling arsip yang demikian. Nomor bukti tidak dijadikan pedoman untuk bisa melakukan kontrol atas bukti yang belum kembali dari peminjamnya. Lebih baik menggunakan bukti serah terima peminjaman arsip sehingga tidak ada arsip yang tidak terkontrol pengembaliannya. Dalam mengembalikan arsip dalam sistem fillingnya juga tidak tertib karena ada sebagian arsip yang bernomor urut ada pula yang hilang nomor urutannya.

Tentu saja kondisi arsip yang demikian akan membuat karyawan bervariasi waktunya dalam mencari data yang dibutuhkan. Semakin besar variasi waktu yang dibutuhkan maka semakin besar peluang untuk dilakukan perbaikan bidang arsip data. Sistem pengarsipan ini dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab sendiri, dan hanya dia yang bisa mencari arsip data yang dibutuhkan. Pihak lain akan mengalami kesulitan untuk mencari arsip data yang dibutuhkan. Apabila tak kunjung menemukan maka teriakan, marah, teguran akan ditujukan pada karyawan yang diminta untuk menyiapkan data yang dibutuhkan.

Dalam menata arsip, hal yang paling utama perlu dilakukan adalah mengetahui sistem dan prosedur bagaimana data tersebut diterima, di arsip, dan diminta kembali. Setelah memahami sistemnya, maka langkah yang perlu diperhatikan adalah bagaimana dokumen tersebut dapat dikontrol, apakah ada penanda khusus sehingga setiap orang bisa mencari, mengambil maupun mengembalikan. Kemudian hal yang tak kalah penting adalah untuk keperluan siapa data atau arsip ini biasa digunakan, bagaimana arsip ini dibutuhkan sehingga kita bisa menata data arsip menjadi satu dan lebih ringkas. Penanda apakah yang dibutuhkan agar kecepatan mencari arsip dapat dijamin dan variasi waktu dalam mencari dapat distandarisasi. Bagaimana sistem penyimpanan elektronik dapat membantu meringkas dan mempercepat karyawan dalam mencari data yang dibutuhkan.

Setelah ditetapkan sistem pengarsipan yang dibutuhkan maka tahap berikutnya adalah menyusun data arsip dengan sistem filling yang telah ditetapkan. Sosialisasi kepada karyawan dibutuhkan untuk melakukan uji keandalan sistem pengarsipan, dimana sangat dimungkinkan akan ada masukan untuk penyempurnaan sistem pengarsipan. Kemudian dilakukan uji coba pencarian arsip secara acak dan dilakukan oleh karyawan yang bukan menjadi penanggung jawab arsip. Target waktu adalah di bawah 3 menit. Setelah terbukti, maka tahap berikutnya adalah melakukan pembiasaan cara kerja yang telah ditetapkan dan teruji. Apabila ingin dibuatkan Standart Operating Procedurnya, SOP cara kerjanya maka dilakukan setelah sistem telah teruji.

Berbagi untuk datangkan manfaat, Salam Sukses Selalu

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution

konsultasi hubungi : 08563221722 dapatkan peluang passive income 20%

materi active learning : http://www.activelearningsolution.blogspot.com

Pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site