Manajemen Gudang bagi Distributor

Bagi pengelola bisnis yang bergerak dibidang distributor tentunya memahami bahwa item produk yang laku menjadi penunjang bisnisnya. Oleh karena itu tak mengherankan bila dalam memanajemeni gudang, mereka sudah mengambil keputusan untuk meningkatkan jumlah stock untuk item barang yang merupakan item barang fast moving. Pengelolaan yang demikian mampu menjalankan bisnis bidang distributor cukup bagus, tanpa manajemen gudang yang baik. Naluri bisnis pengelola telah membuat sistem manajemen gudang yang membawa bisnisnya maju dan bertahan hingga saat ini.

Namun dalam era persaingan yang semakin ketat, sulit bagi pengelola bisnis distributor bila tidak meningkatkan pelayanannya kepada pelanggan. Kalah dalam penetrasi pasar, kalah dalam kecepatan pelayanan, kalah dalam ketepatan pelayanan, kalah dalam service ke pelanggan menjadi masalah yang serius. Gejala ini nampak pada jumlah omzet yang tak mengalami pertumbuhan yang signifikan atau menurunnya jumlah laba usaha dibandingkan periode yang sama pada tahun-tahun sebelumnya.

Bagi pengelola gudang, gejala semakin tingginya tingkat persaingan dalam dirasakan dengan jumlah keluar – masuknya barang ke gudang dan dari gudang. kuantitas barang yang keluar tidak menunjukkan peningkatan dalam jumlah. Frekuensi pengeluaran juga tidak meningkat. Banyak petugas gudang yang memiliki waktu luang karena beban kerja menurun. Langkah yang diperlukan adalah melakukan efisiensi di segala bidang termasuk jumlah karyawan gudang untuk keunggulan kompetitif dalam persaingan.

Hal yang perlu dipertimbangkan, sebelum mengambil keputusan untuk melakukan efisiensi bidang tenaga kerja adalah melakukan analisa terlebih dahulu. Persoalan utamanya, apakah semakin banyaknya kompetitor yang berbinis dibidang yang sama, atau permasalahan dalam manajemen gudang sehingga jumlah permintaan dari pelanggan berkurang yang berpengaruh pada volume penjualan dan volume pengadaan barang. Kadang kala pengelola gudang hanya menyampaikan keluhan bahwa transaksi bisnis mengalami penurunan, dan berpengaruh pada kinerja gudang.

Sebagai pengelola gudang kita perlu mencermati adanya gejala pengelolaan manajemen gudang yang perlu di perbaiki. Banyak pengelola gudang merasa telah bertanggung jawab manakala tidak ada selisih dalam persediaan, petugas mampu mencari barang dengan cepat dan tidak menjadi persoalan manakala karyawan gudang yang junior meminta seniornya untuk menunjukkan posisi penempatan barang di gudang, barang yang dipesan dan ada didalam gudang mampu disiapkan dan siap dikirim keesokan harinya. Tentu saja tak ada yang keliru dengan persepsi ini karena manajemen puncak juga tidak memberikan umpan balik atau teguran manakala ada order pending karena stock tidak tersedia, permasalahan keterlambatan pengiriman yang tak jelas target waktunya dan berpikir barang bisa dikirimkan ke pelanggan, kesalahan kirim dapat segera ditangani oleh pengelola gudang, barang retur dapat diselesaikan dengan kebijakan pemotongan tagihan dan penukaran barang. Kadang juga ada sebagian manajemen merasakan bahwa sistem kerjanya telah baik karena telah mendapatkan sertifikasi sistem manajemen mutu sehingga permasalahan yang tidak menjadi target dalam pengukuran kebijakan mutu menjadi terabaikan.

Sesungguhnya kinerja ini masih bisa diperbaiki dan memberikan pelayanan yang baik serta memuaskan pelanggan manakala ada kepekaan tentang perlunya manajemen gudang untuk memperbaiki kinerja gudang dalam menunjang strategi perusahaan. Suatu langkah bijak bila manajemen mengundang pihak luar (konsultan gudang) untuk melakukan audit,evaluasi dan analisis dalam mengidentifikasi ketidaksesuian yang ada digudang. Berdasar atas temuan tersebut maka akan dilakukan langkah perbaikan oleh manajemen dengan membuat kebijakan atau perbaikan sistem kerja di gudang. Banyak juga yang baru menyadari tentang perlunya manajemen gudang manakala terjadi komplain dari pelanggan. Sebagian lainnya menyadari telah terjadi penurunan penjualan dan laba perusahaan. Saran untuk mempertahankan kinerja adalah secara berkala mengundang konsultan gudang untuk melakukan audit kinerja gudang. mengganti konsultan gudang manakala sudah tak menunjukkan hasil dalam menemukan penyimpangan yang akan berpengaruh terhadap kinerja gudang.

Moga bermanfaat, Salam sukses selalu.

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution

Pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site Anda dapat membaca artikel untuk peningkatan produktifitas. Dapatkan peluang untuk menguasai materi Gudang dan peluang konsultasi free dengan Latihan berpikir active learning.Dapatkan peluang passive income 20%.