Mengelola Barang di Gudang

              Tanggung jawab sebagai pengelola gudang adalah terhadap barang yang disimpan di dalam gudang. Barang harus dalam keadaan baik selama dalam penyimpanannya di gudang. Jumlah barang juga harus mampu dipertanggung jawabkan oleh pengelola gudang dengan bukti pemasukkan dan pengeluaran barang. Pelayanan gudang terhadap bagian penjualan dan produksi juga dituntut sebagai tanggung jawab pengelola gudang. gudang memiliki peran integratif dari keberhasdilan sebuah strategi pelayanan terhadap pelanggan.

Penjualan eceran dan partai membuat pengelola gudang menyesuaikan pola penataan barangnya. Penataan barang untuk eceran atau pecah dos di sediakan lokasi penempatan khusus. Kondisi pemilahan penempatan ini untuk memudahkan kontrol atas stock barang dan menghindari selisih barang karena hilang. Petugas penanggung jawab gudang eceran juga ditetapkan. Dimana hanya petugas gudang ini yang diperkenankan masuk ke dalam gudang dan mengambil atau menempatkan barang.

                Pengelolaan gudang yang demikian, lebih mengutamakan fungsi kontrol atas stock. Baik dari sisi jumlah persediaannya maupun selisih atas transaksi barang. Dengan manajemen penataan ini maka tujuan gudang sebagai penanggung jawab stock bisa dipenuhi. Dan banyak organisasi menerapkan sistem manajemen penataan barang yang demikian. Memang tak ada salahnya dengan sistem ini tetapi fungsi dan tujuan untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan sebagai bagian dari strategi penjualan kurang bisa dipenuhi. Dengan pengelolaan sistem penataan demikian maka gudang bukan menjadi bagian dari sebuah strategi dalam meningkatkan penjualan.

                Penanggung jawab gudang eceran (retail) menjadi penghambat proses karena semua aktifitas masuk dan keluar barang harus melalui petugas penanggung jawab gudang eceran. Proses pengambilan barang di gudang eceran sebagai “bottle neck process” dan mengurangi kecepatan dalam pelayanan gudang kepada pelanggan. petugas gudang eceran juga kadang menunggu order untuk mengambil barang, aktifitas menunggu termasuk dalam 7 pemborosan yang mengurangi tingkat produktifitas kerja di gudang.

                Diperlukan penataan ulang atas pengelolaan barang dengan sistem penataan yang tepat. Dimana pengukuran kecepatan pelayanan lebih diutamakan. Melalui pengukuran maka pihak manajemen bisa mengukur efektifitas sistem penataan dan prosedur kerja yang diterapkan. Perbaikan sistem dan kinerja gudang menjadi dimungkinkan karena dapat diambil tindakan segera. Penataan ulang atas item barang dengan dimensi besar dilakukan. Cara kerja dalam pengambilan barang dilakukan perbaikan dan setiap petugas menjadi lebih produktif dengan bertanggung jawab atas orderan yang menjadi tanggung jawabnya. Penempatan barang dalam packaging dos dan eceran dibenahi sehingga pekerja mudah untuk melakukan pengisian ulang atas barang eceran yang kosong. Kecepatan pelayanan gudangpun semakin cepat, dimana pengiriman 12 sampai 21 hari mampu diperbaiki sampai dengan 2 – 5 hari. Variasi jumlah hari pelayanan sudah semakin homogen maka perbaikan kinerja bisa dilakukan dengan analisa proses penerimaan order dari bagian penjualan, pengambilan barang, penyiapan dilokasi transit, pemeriksaan barang sebelum di packing dan pengiriman ke pelanggan. hingga target pengiriman 1 – 3 hari dapat diwujudkan.

Berbagi untuk bermanfaat, salam sukses selalu

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution