Harga sebuah kepercayaan untuk membenahi sistem manajemen
gudang dan meningkatkan kinerja pengiriman dari 27 hari sampai 38 hari berbuah
dengan diberikannya kepercayaan untuk memperbaiki kinerja gudang di kantor
pusat. Apabila kita melakukan analisa atas jumlah waktu yang dibutuhkan untuk
melakukan pengiriman barang maka permasalahan yang muncul tentunya adalah :
ü
Sistem penataan barang di gudang perlu dilakukan
perbaikan.
ü
Pemilahan penempatan barang antara barang untuk
keperluan penjualan eceran dan penjualan grosir atau paket tidak mendukung
kecepatan dalam pencariannya sehingga petugas gudang enggan mengisi rak barang.
ü
Pengendalian stock barang kurang berjalan
optimal. Kemungkinan kasus barang kosong cukup besar.
ü
Administrasi persediaan kurang akurat data
stocknya.
ü
Lead time pengadaan barang dari kantor pusat
bervariasi.
Program perbaikan di disain dan dipresentasikan pada Direksi
dan manajemen. Manager gudang sampai senior staff gudang dilibatkan untuk dapat
melakukan analisa penyebab masalah dan menentukan langkah perbaikannya.
Pendataan atas item barang, arus keluar dan masuk barang dilakukan untuk
menentukan kebutuhan barang yang perlu disediakan dan kebutuhan akan penempatan
barang di lokasi gudang dan rak penempatan. Pengukuran atas dimensi barang juga
dilakukan dengan membagi menjadi 6 ukuran dimensi untuk bisa mengoptimalkan
kapasitas penempatan barang di rak atau lokasi penempatan barang. Perubahan
jumlah barang dan penambahan item barang juga dijadikan pertimbangan sehingga
manajemen memilih untuk melakukan investasi dengan sistem fleksible rack ( rak
didisain dan dibuat oleh pabrikan).
Setelah dilakukan penataan dan identifikasi alamat
penempatan barang maka barang didatangkan untuk memenuhi serie kelengkapan item
barang agar barang tersedia manakala di
butuhkan. Item barang didatangkan cukup banyak agar variasi kedatangan barang
dapat di tangani oleh penanggung jawab dan petugas gudang. Program penataan
telah selesai dengan barang telah tertata dengan tepat sesuai dengan tempat
yang telah ditetapkan. Petugas gudang juga telah menerapkan sistem kerja yang
dirancang agar tidak terjadi kesalahan dalam menempatkan, mencari dan mengambil
barang serta melakukan tertib administrasi. Data stock menjadi akurat,
pengukuran telah dilakukan dengan stock opname sampling terutama atas barang
yang bergerak.
Bagaimana dengan ketepatan dan kecepatan pengiriman?
Pembuktian atas berjalannya sistem dibutuhkan karena perbaikan kinerja
pengiriman masih belum sesuai dengan target yang ditetapkan (One day delivery).
Jumlah stock dari masing-masing item telah memenuhi ketentuan untuk mendukung
kecepatan pengiriman barang. Namun suplai barang dari pusat juga berpengaruh
karena variasi waktu pengiriman yang masih cukup besar dan kasus salah kirim
item barang masih terjadi. Pembuktian kecepatan pelayanan gudang, dilakukan
oleh sales dan office boy. Apabila sistem penataan barang telah memenuhi
ketentuan yang tepat maka setiap orang dapat mencari barang dengan variasi
waktu yang tidak besar dan mencapai target yang ditetapkan.
Uji kepatuhan petugas gudang terhadap sistem yang disepakati
menunjukkan hasil dimana 7 orang (selain petugas gudang) yang diberikan tugas
untuk mencari barang mampu mencapai target dibawah 3 menit. Sistem dipatuhi
dengan baik. Laporan diberikan pada pihak manajemen. Kamipun sebagai pihak
Konsultan yang bersama mereka, mendapatkan berkah karena kesungguhan semua
personil untuk mewujudkan gudang yang baik. Proyek berikutnya adalah membenahi
sistem gudang di kantor pusat.
Pada saat melakukan diskusi tentang cara kerja, sistem dan
disain penempatan barang, pihak manajemen memandang bahwa sistem yang telah
diterapkan di kantor cabang bisa di copy untuk gudang di kantor pusat. Sistem
dan prosedur keluar-masuk barang dan pencatatannya
tentu berlaku umum dan harus di terapkan untuk semua gudang. Tetapi sistem
penataannya berbeda karena fisik gudangnya ada di 4 lokasi. Manajemen perlu
menetapkan gudang induk sebagai pusat transaksi keluar masuk barang. Sehingga
pelayanan ke pelanggan menjadi jauh lebih cepat dengan mengurangi pemborosan
dalam transfer barang dari gudang supporting. Ketentuan pengadaan barang yang
akan ditempatkan di gudang induk ditetapkan melalui frekuensi penjualan atas
item barang.
Proyek pembenahan gudang pusat sedang berjalan. Pihak
manajemen menghendaki relokasi gudang dengan luas 2 ha lahan dalam waktu 2
tahun mendatang. Kamipun dilibatkan dalam memberikan gambaran tentang sistem
penataan dan cara kerja di gudang seluas 2 ha. Tentu perlu mempertimbangkan
efisiensi transportasi dan tenaga kerja di gudang. Penggunaan forklift akan
lebih boros dibandingkan dengan menggunakan belt conveyor sebagai alat
transportasi barang dari lokasi rak penempatan barang ke lokasi pengecekan dan
packing. Dengan item barang yang sama, tetapi cara penataan dan cara kerja di
masing-masing gudang berbeda.
Menata mempertimbangkan pergerakkan barang, menata fokus
pada akhir dari suatu proses dalam mengeluarkan barang. Kecepatan pengiriman
ditentukanoleh kecepatan barang tersebut ditemukan, kecepatan barang tersebut
diambil dan ditransfer ke lokasi pengepakan dan dikirim ke pelanggan. salam
sukses, moga berbagi datangkan manfaat.
Drs. Psi. Reksa Boeana
Executive Partner PT. Smart Business Solution
Tidak ada komentar:
Posting Komentar