Mengelola Barang di Gudang

              Tanggung jawab sebagai pengelola gudang adalah terhadap barang yang disimpan di dalam gudang. Barang harus dalam keadaan baik selama dalam penyimpanannya di gudang. Jumlah barang juga harus mampu dipertanggung jawabkan oleh pengelola gudang dengan bukti pemasukkan dan pengeluaran barang. Pelayanan gudang terhadap bagian penjualan dan produksi juga dituntut sebagai tanggung jawab pengelola gudang. gudang memiliki peran integratif dari keberhasdilan sebuah strategi pelayanan terhadap pelanggan.

Penjualan eceran dan partai membuat pengelola gudang menyesuaikan pola penataan barangnya. Penataan barang untuk eceran atau pecah dos di sediakan lokasi penempatan khusus. Kondisi pemilahan penempatan ini untuk memudahkan kontrol atas stock barang dan menghindari selisih barang karena hilang. Petugas penanggung jawab gudang eceran juga ditetapkan. Dimana hanya petugas gudang ini yang diperkenankan masuk ke dalam gudang dan mengambil atau menempatkan barang.

                Pengelolaan gudang yang demikian, lebih mengutamakan fungsi kontrol atas stock. Baik dari sisi jumlah persediaannya maupun selisih atas transaksi barang. Dengan manajemen penataan ini maka tujuan gudang sebagai penanggung jawab stock bisa dipenuhi. Dan banyak organisasi menerapkan sistem manajemen penataan barang yang demikian. Memang tak ada salahnya dengan sistem ini tetapi fungsi dan tujuan untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan sebagai bagian dari strategi penjualan kurang bisa dipenuhi. Dengan pengelolaan sistem penataan demikian maka gudang bukan menjadi bagian dari sebuah strategi dalam meningkatkan penjualan.

                Penanggung jawab gudang eceran (retail) menjadi penghambat proses karena semua aktifitas masuk dan keluar barang harus melalui petugas penanggung jawab gudang eceran. Proses pengambilan barang di gudang eceran sebagai “bottle neck process” dan mengurangi kecepatan dalam pelayanan gudang kepada pelanggan. petugas gudang eceran juga kadang menunggu order untuk mengambil barang, aktifitas menunggu termasuk dalam 7 pemborosan yang mengurangi tingkat produktifitas kerja di gudang.

                Diperlukan penataan ulang atas pengelolaan barang dengan sistem penataan yang tepat. Dimana pengukuran kecepatan pelayanan lebih diutamakan. Melalui pengukuran maka pihak manajemen bisa mengukur efektifitas sistem penataan dan prosedur kerja yang diterapkan. Perbaikan sistem dan kinerja gudang menjadi dimungkinkan karena dapat diambil tindakan segera. Penataan ulang atas item barang dengan dimensi besar dilakukan. Cara kerja dalam pengambilan barang dilakukan perbaikan dan setiap petugas menjadi lebih produktif dengan bertanggung jawab atas orderan yang menjadi tanggung jawabnya. Penempatan barang dalam packaging dos dan eceran dibenahi sehingga pekerja mudah untuk melakukan pengisian ulang atas barang eceran yang kosong. Kecepatan pelayanan gudangpun semakin cepat, dimana pengiriman 12 sampai 21 hari mampu diperbaiki sampai dengan 2 – 5 hari. Variasi jumlah hari pelayanan sudah semakin homogen maka perbaikan kinerja bisa dilakukan dengan analisa proses penerimaan order dari bagian penjualan, pengambilan barang, penyiapan dilokasi transit, pemeriksaan barang sebelum di packing dan pengiriman ke pelanggan. hingga target pengiriman 1 – 3 hari dapat diwujudkan.

Berbagi untuk bermanfaat, salam sukses selalu

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution

Bimbingan Implementasi Perbaikan Gudang

Bimbingan dalam implementasi dibutuhkan

Bekerja cepat belum tentu benar. Bekerja cepat belum tentu menghasilkan produktifitas kerja yang tinggi, manakala petugas gudang harus membongkar dan mengulang kembali apa yang dikerjakannya. Bekerja tepat sudah pasti menghasilkan kecepatan yang tinggi. Bekerja tepat berarti meningkatkan produktifitas kerja. Bekerja tepat berarti memenuhi prinsip-prinsip 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) atau 5S (Seiri, Seiton, Seisho, Seiketsu, Shitsuke).

Hal yang perlu menjadi perhatian pengawas adalah memberikan pemahaman kepada petugas gudang untuk dapat bekerja dengan tepat. Pelatihan dibutuhkan sehingga karyawan gudang memiliki kesiapan dalam melakukan penataan barang yang menunjang strategi “One Day delivery”. Bukankah individu yang siap akan memiliki kecepatan kerja yang baik. Langkah selanjutnya, pengawas perlu melakukan pengawasan langsung dilokasi kerja, ketika pertama kali petugas gudang melakukan pekerjaannya dan memastikan pekerjaan tersebut telah dilakukan dengan benar.

Bekerja dengan benar berarti berpikir lebih dulu sebelum dikerjakan. Fokus yang dipikirkan bukan bagaimana mengerjakannya tetapi bagaimana nantinya barang ini dicari, diambil untuk dikirimkan kepada pelanggan. itulah prinsip “berawal dari akhir dalam pikiran”. Kondisi barang yang packingnya rusak, barang dalam 1 dos lebih jumlahnya dari yang tertera di dos, barang tercampur ukurannya dalam dos, barang tanpa dos, perlu dilakukan pengecekan ulang dengan memperhatikan kode barang dan ukurannya. Barang dapat diikat dalam jumlah tertentu sehingga dapat diatur penempatannya di rak penempatan dengan jauh lebih mudah dan dapat disusun lebih tinggi agar rak penempatan barang dapat difungsikan seoptimal mungkin.

Hal yang perlu dipertimbangkan lebih dulu adalah kemasan awal barang. Dengan memperhatikan bagaimana barang tersebut dikemas maka penempatan barang tidak akan terjadi banyak perubahan atau pergeseran posisi penempatannya. Setelah mengetahui bagaimana barang tersebut dikemas maka petugas gudang dapat melakukan penataan barang dengan memperbaiki kemasan rusak, mengisi kemasan dengan jumlah barang sesuai kemasan, menyatukan barang dengan cara mengikat dalam jumlah tertentu yang kemudian dapat  ditempatkan di lokasi rak penempatan.

Penempatan barang sistem ular dapat digunakan agar pergerakkan pekerja menjadi lebih sedikit ketika mencari item barang dalam kelompoknya. Penempatan barang panjang, besar dan ringan, dapat diposisikan di lokasi rak bagian atas yang berada dalam jangkauan agar petugas mudah untuk mengambil barang dan pelaksanaan opname barang tidak membutuhkan waktu yang lama.

Setelah barang dalam urutan seri dapat ditempatkan maka tahap berikutnya adalah melengkapi item barang yang kurang sesuai dengan jumlah pergerakkan barang berdasar atas data penjualan. Kebutuhan jumlah minimal untuk barang slow moving ditetapkan. Apabila jumlah lokasi rak penempatan tidak cukup menampung seluruh item barang maka posisi barang slow moving dapat diatur penempatannya dengan menggabungkan item barang . penggabungan yang diijinkan adalah maksimal dengan 2 – 3 item barang agar pergerakkan dalam mengambil barang juga dapat diatur seminimal mungkin. Bukankah jumlah yang menyimpang lebih sedikit dari jumlah item barang yang bergerak cepat. Sediakan lebih banyak lokasi penempatan untuk item barang fast moving sehingga kegiatan dalam mengisi rak kembali dapat diatur tidak terlalu sering.

Berbagi untuk perbaikan, berharap Indonesia Jaya

Salam sukses selalu

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT.Smart Business solution.

Mengapa diperlukan Konsultan Gudang

                Gudang bukan hanya sebagai tempat menyimpan barang, menjaga barang terhindar dari kerusakan. Oleh karena itu fungsi gudang kini telah berubah menjadi bagian dari sebuah strategi untuk unggul dalam persaingan. Konsep lama tentang Gudang mengajarkan pada penanggung jawab gudang tentang target keberhasilan sebagai pengawas atau pengelola Gudang. Tanggung jawab itu berupa tidak adanya selisih stock, data stock akurat dan up to date, memberikan laporan mutasi persediaan, penanggung jawab atas stock opname barang, mengurangi faktor kerusakan barang selama dalam penyimpanan.

                Kini fungsi demikian telah berubah menjadi sebuah strategi untuk unggul dalam persaingan. Baik gudang sebagai penunjang proses produksi maupun gudang sebagai pemenuhan atas permintaan pelanggan. Pengukuran atas kinerja gudang dalam kemampuannya menunjang proses menjadi lebih prioritas dalam menghasilkan produktifitas. Perencanaan pengadaan bahan proses sangat menunjang dalam mengurangi “ idle time” dalam proses karena menunggu bahan. Kinerja gudang spareparts di ukur melalui kemampuan menyediakan spareparts yang dibutuhkan oleh bagian proses produksi sehingga mampu mengurangi “downtime” mesin produksi. Diperlukan manajemen dan tahapan perbaikannya mulai dari mesin-mesin yang berada pada jalur “bottle neck process”. Dengan menyiapkan ini maka kinerja produksi akan meningkat dengan sendirinya. Kadangkala untuk mewujudkan perbaikan kinerja ini dibutuhkan konsultan gudang.

                Memang kita sadari tak ada sukses yang bisa diraih seorang diri. Semua juara lahir membutuhkan pelatih. Tak cukup hanya seorang pelatih untuk bisa membuat kinerjanya meningkat. Sudah ,menjadi kodrat bahwa seorang dokter tak dapat mengoperasi dirinya sendiri, dihindari pula untuk dapat mengoperasi anak dan keluarganya, meskipun ia seorang ahli bedah ternama. diciptakanNya ada yang diatas dan dibawah untuk dapat bekerja sama. Tak ada orang yang memiliki keunggulan disegala bidang. Ia butuh orang lain yang kadang bukan seahli dirinya untuk dapat meningkatkan kinerjanya.

                Dalam kenyataannya, banyak pengelola dan petugas gudang yang memahami tentang proses kerjanya dengan lebih detail. Mereka tahu apa yang menjadi penyebab selisih digudang. Mereka paham tentang sumber yang menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman. Mereka pun mengerti mengapa data stock tidak bisa akurat dan up to date. Namun tetap saja masalah-masalah digudang yang mereka tahu menjadi tanggung jawab mereka tetap saja terjadi.

                Diperlukan pendamping yang dapat membantu dalam menyusun tahap-tahap perbaikan sehingga masalah di gudang tidak terjadi lagi. Tidak cukup permasalahan tersebut diatasi dengan sebuah prosedur (SOP = Standart Operating Procedure), kecuali permasalahan kedisiplinan yang menjadi penyebab masalahnya. Dalam meningkatkan kinerja perlu dirancang melalui analisa business process yang dapat di ubah, disederhanakan, dihilangkan, atau ditambahkan untuk mencapai kinerja yang diharapkan. Diperlukan pengukuran untuk dapat mengidentifikasi bahwa proses yang berubah mampu mencapai kinerja yang direncanakan.

Berbagi untuk mendatangkan manfaat, salam sukses selalu

Drs.Psi.Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution.

Konsultan Gudang, harga sebuah kepercayaan

Harga sebuah kepercayaan untuk membenahi sistem manajemen gudang dan meningkatkan kinerja pengiriman dari 27 hari sampai 38 hari berbuah dengan diberikannya kepercayaan untuk memperbaiki kinerja gudang di kantor pusat. Apabila kita melakukan analisa atas jumlah waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pengiriman barang maka permasalahan yang muncul tentunya adalah :

ü  Sistem penataan barang di gudang perlu dilakukan perbaikan.

ü  Pemilahan penempatan barang antara barang untuk keperluan penjualan eceran dan penjualan grosir atau paket tidak mendukung kecepatan dalam pencariannya sehingga petugas gudang enggan mengisi rak barang.

ü  Pengendalian stock barang kurang berjalan optimal. Kemungkinan kasus barang kosong cukup besar.

ü  Administrasi persediaan kurang akurat data stocknya.

ü  Lead time pengadaan barang dari kantor pusat bervariasi.

Program perbaikan di disain dan dipresentasikan pada Direksi dan manajemen. Manager gudang sampai senior staff gudang dilibatkan untuk dapat melakukan analisa penyebab masalah dan menentukan langkah perbaikannya. Pendataan atas item barang, arus keluar dan masuk barang dilakukan untuk menentukan kebutuhan barang yang perlu disediakan dan kebutuhan akan penempatan barang di lokasi gudang dan rak penempatan. Pengukuran atas dimensi barang juga dilakukan dengan membagi menjadi 6 ukuran dimensi untuk bisa mengoptimalkan kapasitas penempatan barang di rak atau lokasi penempatan barang. Perubahan jumlah barang dan penambahan item barang juga dijadikan pertimbangan sehingga manajemen memilih untuk melakukan investasi dengan sistem fleksible rack ( rak didisain dan dibuat oleh pabrikan).

Setelah dilakukan penataan dan identifikasi alamat penempatan barang maka barang didatangkan untuk memenuhi serie kelengkapan item barang agar barang  tersedia manakala di butuhkan. Item barang didatangkan cukup banyak agar variasi kedatangan barang dapat di tangani oleh penanggung jawab dan petugas gudang. Program penataan telah selesai dengan barang telah tertata dengan tepat sesuai dengan tempat yang telah ditetapkan. Petugas gudang juga telah menerapkan sistem kerja yang dirancang agar tidak terjadi kesalahan dalam menempatkan, mencari dan mengambil barang serta melakukan tertib administrasi. Data stock menjadi akurat, pengukuran telah dilakukan dengan stock opname sampling terutama atas barang yang bergerak.

Bagaimana dengan ketepatan dan kecepatan pengiriman? Pembuktian atas berjalannya sistem dibutuhkan karena perbaikan kinerja pengiriman masih belum sesuai dengan target yang ditetapkan (One day delivery). Jumlah stock dari masing-masing item telah memenuhi ketentuan untuk mendukung kecepatan pengiriman barang. Namun suplai barang dari pusat juga berpengaruh karena variasi waktu pengiriman yang masih cukup besar dan kasus salah kirim item barang masih terjadi. Pembuktian kecepatan pelayanan gudang, dilakukan oleh sales dan office boy. Apabila sistem penataan barang telah memenuhi ketentuan yang tepat maka setiap orang dapat mencari barang dengan variasi waktu yang tidak besar dan mencapai target yang ditetapkan.

Uji kepatuhan petugas gudang terhadap sistem yang disepakati menunjukkan hasil dimana 7 orang (selain petugas gudang) yang diberikan tugas untuk mencari barang mampu mencapai target dibawah 3 menit. Sistem dipatuhi dengan baik. Laporan diberikan pada pihak manajemen. Kamipun sebagai pihak Konsultan yang bersama mereka, mendapatkan berkah karena kesungguhan semua personil untuk mewujudkan gudang yang baik. Proyek berikutnya adalah membenahi sistem gudang di kantor pusat.

Pada saat melakukan diskusi tentang cara kerja, sistem dan disain penempatan barang, pihak manajemen memandang bahwa sistem yang telah diterapkan di kantor cabang bisa di copy untuk gudang di kantor pusat. Sistem dan prosedur keluar-masuk barang  dan pencatatannya tentu berlaku umum dan harus di terapkan untuk semua gudang. Tetapi sistem penataannya berbeda karena fisik gudangnya ada di 4 lokasi. Manajemen perlu menetapkan gudang induk sebagai pusat transaksi keluar masuk barang. Sehingga pelayanan ke pelanggan menjadi jauh lebih cepat dengan mengurangi pemborosan dalam transfer barang dari gudang supporting. Ketentuan pengadaan barang yang akan ditempatkan di gudang induk ditetapkan melalui frekuensi penjualan atas item barang.

Proyek pembenahan gudang pusat sedang berjalan. Pihak manajemen menghendaki relokasi gudang dengan luas 2 ha lahan dalam waktu 2 tahun mendatang. Kamipun dilibatkan dalam memberikan gambaran tentang sistem penataan dan cara kerja di gudang seluas 2 ha. Tentu perlu mempertimbangkan efisiensi transportasi dan tenaga kerja di gudang. Penggunaan forklift akan lebih boros dibandingkan dengan menggunakan belt conveyor sebagai alat transportasi barang dari lokasi rak penempatan barang ke lokasi pengecekan dan packing. Dengan item barang yang sama, tetapi cara penataan dan cara kerja di masing-masing gudang berbeda.

Menata mempertimbangkan pergerakkan barang, menata fokus pada akhir dari suatu proses dalam mengeluarkan barang. Kecepatan pengiriman ditentukanoleh kecepatan barang tersebut ditemukan, kecepatan barang tersebut diambil dan ditransfer ke lokasi pengepakan dan dikirim ke pelanggan. salam sukses, moga berbagi datangkan manfaat.

Drs. Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution

Konsultan Warehouse

Konsultan Gudang

Banyak penawaran kerjasama dalam memperbaiki kinerja perusahaan. Bagaimana anda memilih konsultan untuk dapat membantu menyelesaikan permasalahan di gudang anda. Tentunya kebutuhan anda menentukan jasa konsultan manakah yang lebih tepat untuk dapat membantu anda dalam meningkatkan kinerja perusahaan anda.

1.       Konsultan sistem manajemen gudang

Banyak jasa penawaran warehouse management yang bekerja dibidang ini. Umumnya konsultan mendata permasalahan dan mengidentifikasi cara kerja dan prosedur yang berjalan di gudang anda. Melakukan perbaikan prosedur dan mendokumentasikan prosedur untuk dijadikan pedoman kerja. Umumnya mereka yang berpengalaman bidang manajemen ISO yang banyak memberikan penawaran pembuatan SOP (Standart Operating Procedure).

Mintalah pada konsultan gudang anda tentang permasalahan apakah yang akan dapat diselesaikan dan tak muncul kembali manakala cara kerja yang ditawarkan dipatuhi. Perusahaan telah menginvestasikan dana tidak sedikit namun bila permasalahan tersebut terulang kembali maka anda salah dalam menginvestasikan dana tersebut. Perusahaan yang telah mendapatkan sertifikasi manajemen ISO juga belum menjadi jaminan bahwa permasalahan di gudang anda mampu diselesaikan (umumnya pihak perusahaan yang hanya membutuhkan sertifikasi bukan manajemen mutu yang dapat diimplementasikan diperusahaan).

2.       Konsultan dalam optimalisasi penempatan barang di gudang.

Tak banyak konsultan gudang yang memberikan penawaran jasa ini. Mereka memberikan saran utilisasi penempatan barang di gudang anda dengan mengajukan disain penempatan. Mereka selain meminta data prosedur yang berjalan atau melakukan observasi prosedur kerja juga meminta data pembelian dan data penjualan untuk dapat memperkirakan kebutuhan penempatan barang. Konsultan menghitung kebutuhan meter lari rak penempatan barang (melalui suatu program) dengan memberikan data prosentase (%) utilisasi pemanfaatan ruang dari rak penempatan barang.

 Melalui penataan yang demikian maka perubahan dan pergeseran penempatan barang telah diantisipasi lebih dulu sehingga sistem dan prosedur dapat berjalan dengan baik karena  telah mempertimbangkan fluktuasi perubahan permintaan akan item barang. Atau menyarankan modifikasi rak dengan memberikan desain alternatif agar kapasitas penempatan barang dapat ditingkatkan sehingga prosedur kerja yang ditetapkan lebih dapat dijaga konsistensinya untuk dijalankan oleh petugas gudang. Bila anda perhatikan maka ruang kosong dilokasi rak penempatan barang semakin sedikit.

3.       Konsultan yang fokus pada peningkatan kinerja produktifitas gudang.

Konsultan bekerja dengan melakukan pengukuran produktifitas kinerja gudang. Merumuskan arah strategi perusahaan untuk unggul dan menjelaskan peranan gudang dalam mendukung strategi perusahaan. Konsultan melakukan pengukuran pengambilan barang, pengecekan, pengiriman, utilisasi penggunaan kendaraan dan bersama pihak manajemen menetapkan faktor-faktor yang berpengaruh dalam meningkatkan kinerja produktifitas.

Dengan penjelasan ini diharapkan pihak manajemen dapat memilih konsultan gudang sesuai dengan kebutuhan. Bagi konsultan gudang informasi ini menjadi pilihan karir, spesialisasi bidang jasa layanan warehouse management  dan mampu membentuk image positif terhadap konsultan. Salam sukses.....

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution