Memperbaiki Penataan di Gudang Spareparts

Kita telah memahami bahwa fungsi gudang adalah untuk tempat menyimpan barang. Fungsi tempat penyimpanan menjadi optimal ketika semua orang mampu menggantikan petugas Gudang spareparts dan mampu berkinerja yang sama dengan petugas sebelumnya.

Ketika ada orang baru yang menggantikan dan mampu mencari barang yang ditemukan tanpa salah dan tidak lebih dari 3 menit, berarti Gudang telah diatur dengan system yang baik. System yang baik ditunjang oleh penataan dan disiplin yang tinggi. Tim audit dapat menguji, standarisasi kerja di Gudang dengan menentukan sampling barang yang akan dicari dan meminta orang yang bukan petuigas di Gudang untuk mencari barangnya.

Kita paham bahwa dalam 5 R , ada istilah Rapi. Rapi yaitu menempatkan barang pada tempatnya. Banyak orang menerapkan penataan yang rapi. Namun penataan rapi tidak akan bisa diwujudkan tanpa kegiatan Ringkas lebih dulu. Untuk menempatkan barang pada tempatnya, maka ciptakanlah tempat untuk setiap barang. Kuasa ada di atas, simbolnya adalah tempat atau penataan.

Gudang spareparts umumnya juga digunakan sebagai tempat menyimpan spareparts bekas. Ada bagian dari spareparts bekas yang masih dapat digunakan ketika dibutuhkan. Penempatan spareparts bekas harus terpisah dari sparepart baik, agar tidak mengacaukan stock sparepart. Kebanyakan petugas Gudang spareparts, mencampurkan antara spareparts bekas dan spareparts baik ( original ), agar memudahkan untuk mencari. Perlu diingat, yang mudah belum tentu benar, sedangkan yang benar sudah pasti memudahkan ( MANFAAT ).

Penataan di Gudang spareparts, sudah dapat diprediksikan karena penataan Gudang spareparts tergolong penataan fixed. Item nya cenderung tetap, dan jumlahnya juga cenderung bisa diprediksikan. Oleh karena itu, penataannya di dasarkan pada besar kecilnya spareparts., agar penempatannya menjadi optimal. Gudang spareparts umumnya, tidak disiapkan dengan luasan yang besar. Penataan van belt, misalnya harus diatur agar perbedaannya menjadi jelas, bukan ditata urut sehingga petugas pengambil nya tidak mengambil ukuran yang salah.

Diperlukan kamus untuk identifikasi barangnya karena umumnya peminta memiliki Bahasa sendiri Ketika membuat permintaan. Jika petugas baru akan mengalami kesulitan. Banyak juga pengelola Gudang spareparts, menempatkan kartu stock di lokasi penempatan, seperti diapotik. Tetapi lokasinya berbeda dengan apotik. Di apotik, orang bersedia menunggu dan petugas berada di ruangan ber AC. Sedangkan peminta spareparts tidak mau menunggu, mereka minta disegerakan, dan petugas Gudang berada dilokasi yang panas. Kedisiplinan dapat dipengaruhi oleh kondisi kerja. Kami akan sajikan artikel lain untuk menjelaskannya.

Salam Improvement.

Pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site Anda dapat membaca artikel untuk peningkatan produktifitas. Dapatkan peluang untuk menguasai materi Gudang dan peluang konsultasi free dengan Latihan berpikir active learning.

 

Manajemen Gudang bagi Distributor

Bagi pengelola bisnis yang bergerak dibidang distributor tentunya memahami bahwa item produk yang laku menjadi penunjang bisnisnya. Oleh karena itu tak mengherankan bila dalam memanajemeni gudang, mereka sudah mengambil keputusan untuk meningkatkan jumlah stock untuk item barang yang merupakan item barang fast moving. Pengelolaan yang demikian mampu menjalankan bisnis bidang distributor cukup bagus, tanpa manajemen gudang yang baik. Naluri bisnis pengelola telah membuat sistem manajemen gudang yang membawa bisnisnya maju dan bertahan hingga saat ini.

Namun dalam era persaingan yang semakin ketat, sulit bagi pengelola bisnis distributor bila tidak meningkatkan pelayanannya kepada pelanggan. Kalah dalam penetrasi pasar, kalah dalam kecepatan pelayanan, kalah dalam ketepatan pelayanan, kalah dalam service ke pelanggan menjadi masalah yang serius. Gejala ini nampak pada jumlah omzet yang tak mengalami pertumbuhan yang signifikan atau menurunnya jumlah laba usaha dibandingkan periode yang sama pada tahun-tahun sebelumnya.

Bagi pengelola gudang, gejala semakin tingginya tingkat persaingan dalam dirasakan dengan jumlah keluar – masuknya barang ke gudang dan dari gudang. kuantitas barang yang keluar tidak menunjukkan peningkatan dalam jumlah. Frekuensi pengeluaran juga tidak meningkat. Banyak petugas gudang yang memiliki waktu luang karena beban kerja menurun. Langkah yang diperlukan adalah melakukan efisiensi di segala bidang termasuk jumlah karyawan gudang untuk keunggulan kompetitif dalam persaingan.

Hal yang perlu dipertimbangkan, sebelum mengambil keputusan untuk melakukan efisiensi bidang tenaga kerja adalah melakukan analisa terlebih dahulu. Persoalan utamanya, apakah semakin banyaknya kompetitor yang berbinis dibidang yang sama, atau permasalahan dalam manajemen gudang sehingga jumlah permintaan dari pelanggan berkurang yang berpengaruh pada volume penjualan dan volume pengadaan barang. Kadang kala pengelola gudang hanya menyampaikan keluhan bahwa transaksi bisnis mengalami penurunan, dan berpengaruh pada kinerja gudang.

Sebagai pengelola gudang kita perlu mencermati adanya gejala pengelolaan manajemen gudang yang perlu di perbaiki. Banyak pengelola gudang merasa telah bertanggung jawab manakala tidak ada selisih dalam persediaan, petugas mampu mencari barang dengan cepat dan tidak menjadi persoalan manakala karyawan gudang yang junior meminta seniornya untuk menunjukkan posisi penempatan barang di gudang, barang yang dipesan dan ada didalam gudang mampu disiapkan dan siap dikirim keesokan harinya. Tentu saja tak ada yang keliru dengan persepsi ini karena manajemen puncak juga tidak memberikan umpan balik atau teguran manakala ada order pending karena stock tidak tersedia, permasalahan keterlambatan pengiriman yang tak jelas target waktunya dan berpikir barang bisa dikirimkan ke pelanggan, kesalahan kirim dapat segera ditangani oleh pengelola gudang, barang retur dapat diselesaikan dengan kebijakan pemotongan tagihan dan penukaran barang. Kadang juga ada sebagian manajemen merasakan bahwa sistem kerjanya telah baik karena telah mendapatkan sertifikasi sistem manajemen mutu sehingga permasalahan yang tidak menjadi target dalam pengukuran kebijakan mutu menjadi terabaikan.

Sesungguhnya kinerja ini masih bisa diperbaiki dan memberikan pelayanan yang baik serta memuaskan pelanggan manakala ada kepekaan tentang perlunya manajemen gudang untuk memperbaiki kinerja gudang dalam menunjang strategi perusahaan. Suatu langkah bijak bila manajemen mengundang pihak luar (konsultan gudang) untuk melakukan audit,evaluasi dan analisis dalam mengidentifikasi ketidaksesuian yang ada digudang. Berdasar atas temuan tersebut maka akan dilakukan langkah perbaikan oleh manajemen dengan membuat kebijakan atau perbaikan sistem kerja di gudang. Banyak juga yang baru menyadari tentang perlunya manajemen gudang manakala terjadi komplain dari pelanggan. Sebagian lainnya menyadari telah terjadi penurunan penjualan dan laba perusahaan. Saran untuk mempertahankan kinerja adalah secara berkala mengundang konsultan gudang untuk melakukan audit kinerja gudang. mengganti konsultan gudang manakala sudah tak menunjukkan hasil dalam menemukan penyimpangan yang akan berpengaruh terhadap kinerja gudang.

Moga bermanfaat, Salam sukses selalu.

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution

Pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site Anda dapat membaca artikel untuk peningkatan produktifitas. Dapatkan peluang untuk menguasai materi Gudang dan peluang konsultasi free dengan Latihan berpikir active learning.Dapatkan peluang passive income 20%.

 

Membenahi Manajemen Gudang

Permasalahan penataan barang telah dilakukan identifikasi dan perbaikan dalam sistem penataan barang. Diputuskan ada satu gudang yang dijadikan sebagai gudang pusat, dimana aktifitas terbanyak dari arus masuk barang dan keluar barang ditetapkan. Pengendalian sopir pengiriman menjadi lebih terkontrol. Pelayanan untuk penjualan retail, ditetapkan akan dilayani oleh gudang retail (manajemen memutuskan untuk sewa gudang ) yang berada di dekat lokasi area pelanggan retail. Semua pengaturan dipertimbangkan agar dapat memberikan layanan one day delivery sebagai strategi perusahaan. Disamping itu pertimbangan cost efisiensi juga diperhitungkan karena margin semakin kecil akibat adanya persaingan yang meningkat.

Permasalahan di gudang lainnya, adalah keluhan petugas gudang. “mengapa perhitungan lembur kami dibedakan dengan sopir dan kernet pak?”, demikian Kepala Bagian Gudang memulai pembicaraan. Coba bapak jelaskan lebih detail. Perhitungan kami petugas di gudang hanya Rp 5000,00 per jam, tidak ada perhitungan untuk jam ke 2 dan seterusnya seperti yang tertera dalam Undang-Undang Tenaga Kerja. Sedangkan untuk sopir dan kernet masing-masing bisa mendapatkan Rp 100.000,00 per 3 jam lembur.  Bedanya jauh pak, kami hanya dapat Rp 15.000,00 untuk 3 jam lembur. Petugas gudang tetap loyal pak, mereka sudah memiliki masa kerja cukup lama, diatas 9 tahun, bahkan ada yang 18 tahun.

Belum lagi kami harus dipotong apabila terjadi selisih stock pak. Selisih 1 karton saja, nilainya minimal Rp 750.000,00 pak. Kami juga meminta pertanggung jawaban sopir untuk ikut menanggung selisih stock di gudang pak. Karena apabila sopir terjadi kekurangan barang ketika mengirimkan ke pelanggan maka mereka menghubungi pihak kami. Memang ada beberapa kasus barang kurang pak, karena kita kerja dengan manusia. Berarti kemungkinan barang lebih juga bisa, tetapi sopir tetap diam saja. Tidak pernah ada laporan barang lebih, tetapi selalu ada saja laporan barang kurang. Bagaimana bila tidak terjadi selisih stock ? apakah pihak manajemen memberikan incentive untuk petugas gudang? Petugas dan penanggung jawab gudang memang dapat Rp 1.000.000,00 tetapi bila ada selisih kami tidak mendapatkan incentive, tetapi harus bertanggung jawab atas selisih tersebut. Sekarang dengan cara kerja baru, kita sudah benahi bersama sistem penerimaan, bongkar-muat, penataan dan pengeluaran barang, maka peluang petugas gudang untuk mendapatkan incentive akan semakin besar dan peluang membayar akan kejadian selisih menjadi berkurang. Memang betul pak, tetapi kami minta bapak juga aturkan sistem imbal jasa dan tanggung jawabnya.

Dalam membenahi manajemen gudang, konsultan gudang bukan hanya membenahi sistem dan prosedur kerja (SOP) di gudang yang meliputi Sistem penerimaan barang, sistem penataan barang, sistem pengeluaran barang, perlakuan atas barang retur penjualan maupun pembelian, perlakuan atas barang rusak dan sarana kerja dan penempatan barang. Konsultan gudang juga perlu untuk memperhatikan manajemen SDM Gudang, untuk mempertahankan sistem kerja yang telah dilakukan perbaikan. Tentunya pihak manajemen tidak berkeberatan untuk membenahi sistem imbal jasa manakala kinerja gudang telah mengalami perbaikan dan terjadi efisiensi kerja.

Berbagi untuk bermanfaat.

Salam Sukses Selalu

Drs.Psi. Reksa Boeana

konsultasi hubungi : 08563221722 dapatkan peluang passive income 20%

materi active learning : http://www.activelearningsolution.blogspot.com

Pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site Anda dapat membaca artikel untuk peningkatan produktifitas. Dapatkan peluang untuk menguasai materi Gudang dan peluang konsultasi free dengan Latihan berpikir active learning.