Bagaimana Standart Operating Procedur (SOP) dibuat

Banyak perusahaan yang telah menerapkan SOP (Standart Operating Procedure) belum merasakan terjadinya peningkatan kinerjanya. Permasalahan salah dalam pengiriman barang juga masih terjadi. SOP dalam penyiapan dan pengiriman barang telah dibuat. Pelatihan pemahaman prosedur telah diberikan. Pihak HRD juga berperan aktif dengan memberikan tes tertulis untuk mengukur pemahaman karyawan terhadap prosedur. Setiap kejadian salah kirim barang, dilakukan evaluasi atas kepatuhan karyawan terhadap SOP. Penanggung jawab gudang tidak menemukan penyimpangan yang dilakukan petugas gudang atas standart pedoman kerjanya (SOP).

Kesibukan dan beban kerja serta banyaknya pekerjaan mendesak yang perlu diselesaikan maka penanggung jawab gudang tidak terlalu banyak waktu untuk melakukan analisa atas detail SOP yang ada. Peneguran yang disampaikan ke karyawan juga bukan solusi yang tepat karena belum diketahui apa yang menjadi faktor penyebab kesalahan pengiriman ini terjadi. Petugas Gudang sudah mematuhi SOP yang ditetapkan sebagai petunjuk kerja. 

Setelah kami lakukan analisa mengenai SOP yang telah dibuat, maka kami menyimpulkan bahwa SOP dibuat kurang detail, SOP dibuat karena untuk memenuhi ketentuan dari tuntutan atas sertifikasi sistem manajemen mutu yang diterapkan perusahaan, SOP tidak dibuat atas perbaikan kinerja yang telah dilakukan oleh pihak gudang atas keberhasilannya dalam memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggannya. SOP dibakukan atas cara kerja yang telah menjadi kebiasaan pekerja dalam melakukan pengeluaran dan pengiriman barang. 

Bersama manager gudang dan bagian terkait, kami mempelajari proses kerja yang menjadi faktor penyebab terjadinya kesalahan dalam pengiriman barang. Kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penempatan barang ketika barang diterima di gudang sangat kecil. Hal ini dikarenakan dalam menempatkan barang telah ada petugas khusus dalam menempatkan barang dan mereka dilengkapi dengan kertas kerja penempatan barang. Setelah menempatkan barang mereka mengisi kertas kerja penempatan barang. Jumlah barang yang ditempatkan jugadalam jumlah banyak, tentunya mereka mengambil sikap hati-hati dalam menempatkan barang. Hasil laporan kertas kerja penempatan dilakukan pengecekan oleh pengawas gudang. kami melakukan pemeriksaan atas bukti laporan selama 3 bulan, seluruh laporan telah ditanda tangani oleh pengawas. 

Sistem penerimaan dan pengeluaran barang juga telah menggunakan sistem berbasis komputer. Setiap item barang telah diidentifikasi alamat lokasi penempatannya. Penyiapan barang dibuatkan Delivery Order (DO) sebagai perintah menyiapkan barang dan telah mencantumkan alamat penempatan barang yang harus diambil oleh petugas gudang. tentunya sistem ini sudah cukup bagus dalam mengidentifikasi alamat pengambilan barang dan mengurangi kesalahan pengambilan barang. 

Evaluasi dilanjutkan pada penempatan barang secara fisik dilokasi rak penempatan. Tidak ditemukan adanya penyimpangan dalam penempatan barang dalam jumlah besar. Hal ini sebagai petunjuk bahwa penempatan barang yang dilakukan oleh penata barang di rak cukup baik. Kertas kerja penempatan barang cukup efektif. Namun ada kasus barang tidak ditempat lokasi rak penempatannya. Jumlah barang tersebut bukan jumlah besar. Pengambilan barang telah merujuk pada alamat penempatan barang yang tertera di DO. Tentunya cukup jelas bagi petugas penyiapan barang. Kesalahan tentunya pada sistem penataan barang. Item barang dari berbagai ukuran dan penempatannya diurutkan berdasarkan ukuran barang. Kedalaman rak cukup dalam sehingga untuk optimalisasi penempatan di buat 2 sab penempatan item barang. Kemungkinan salah ambil dapat terjadi karena sistem penempatan yang kurang membuat perbedaan (kontras). 

Permasalahan tercampurnya barang dalam jumlah kecil menjadi perhatian. Sistem pengecekan telah dilakukan oleh tenaga khusus yang telah bekerja lebih dari 8 tahun. Mereka terpilih sebagai checker karena sikapnya sabar, positif dan teliti. Keterangan yang diberikan oleh HRD, dilakukan psikotes dalam penempatan tenaga kerjanya. Barang yang tidak sesuai dengan pesanan ditempatkan dilokasi berbeda dan meminta petugas pengambil barang untuk mengambil kekurangan atas barang yang salah ambil. Setelah selesai menyiapkan barang, pengambil barang diminta untuk mengembalikan barang yang salah ambil ke lokasi penempatannya. Disinilah titik sumber permasalahannya, dimana pihak manajemen tidak dapat menjamin dan mampu menelusuri kejadian salah dalam menempatkan barang. Melalui kesepakatan maka diatur kembali job description masing-masing petugas gudang agar jelas pengukuran atas hasil kerjanya.

Dilakukan pengamatan dan pengukuran atas perubahan sistem penataan dan pembagian tugas. Setelah diukur selama 3 bulan dan tidak muncul kembali kesalahan dalam pengiriman barang maka sistem cara kerja telah baku dengan cara terbaik. Kemudian sistem kerja terbaik ini dibakukan dalam bentuk Standart Operating Procedure (SOP). 

Demikian yang bisa kami sharingkan kepada rekan pembaca, berbagi untuk mendatangkan manfaat.

Drs.Psi.Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution

.

konsultasi hubungi : 08563221722 dapatkan peluang passive income 20%

materi active learning : http://www.activelearningsolution.blogspot.com

Pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site

Manfaat Standart Operating Procedure ( SOP) bagi Perusahaan

Standart Operating Procedure adalah Prosedur Langkah Kerja Standart untuk menghasilkan Hasil yang diharapkan. Standart berarti pedoman kerja yang dibakukan. Suatu pedoman tentang cara kerja yang baik dan dijadikan sebagai pola standart bagi pelaksanaan kegiatan kerja. Manfaat SOP bagi Perusahaan adalah :

1. Panduan Kinerja Terbaik.

Dengan SOP maka perusahaan dapat melakukan standarisasi cara kerja dari hasil praktek yang terbaik.  SOP dapat dijadikan panduan standart cara kerja untuk mendapatkan hasil kinerja yang diharapkan. SOP sebagai pegangan untuk evaluasi kinerja bagi manajemen.

2. SOP sebagai pedoman bagi karyawan tentang kinerja yang diharapkan.

Karyawan dapat memahami harapan tentang apa yang sebaiknya dilakukan dalam melaksanakan tugasnya. SOP mempercepat karyawan dalam belajar memahami standart cara kerja yang ditetapkan. Dengan ketentuan standart yang jelas, mampu melindungi karyawan dari tindakan kurang tepat manakala hasil yang diharapkan tidak dapat dicapai. SOP ciptakan kedamaian kerja dan hubungan yang baik antara atasan dan bawahan.

3. SOP Menilai kinerja karyawan

Manakala hasil yang diharapkan tak tercapai maka pihak manajemen perlu melakukan evaluasi kinerja. SOP sebagai pedoman dalam menilai kinerja karyawan. Apakah karyawan telah memahami SOP dari proses kerja yang dutugaskan? Apakah karyawan telah melakukan dengan tepat langkah kerja yang distandarisasi dalam SOP ? Apakah SOPnya telah dibuat detail untuk menghasilkan kinerja puncak? Apakah ada kesalahan dalam SOP yang mengandung makna cara kerja yang kurang jelas bagi karyawan? Melalui SOP manajemen mendapatkan umpan balik atas kinerja karyawan dan paham tentang langkah yang perlu dilakukannya.

4. SOP sebagai bahan ajar tentang cara kerja yang terbaik

SOP dapat dijadikan bahan pelatihan bagi karyawan baru. Dengan adanya SOP maka diharapkan pelatihan menjadi lebih cepat, tepat dan efisien. Penerapan SOP yang tepat mampu mengurangi kesalahan belajar karena coba salah bagi karyawan baru. Kepatuhan karyawan terhadap SOP mampu mengurangi tingkat kesalahan yang sama terulang kembali. Pembuatan SOP yang tepat, dengan melakukan pengukuran kinerja terlebih dahulu dan melakukan standarisasi dari praktek terbaik, mampu meningkatkan produktifitas dari 9% sampai 12%.

5. SOP sarana penelusuran ketidaksesuaian

SOP mempermudah manajemen dalam melakukan penelusuran atas ketidaksesuaian yang terjadi. SOP mampu memilahkan tanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan dan mengidentifikasi tentang Apa yang tidak dilakukan, dimana penyimpangan itu terjadi dan apa yang menjadi penyebab masalah atau ketidaksesuaian itu terjadi. Manajemen dapat berpegang pada SOP dalam melakukan identifikasi atas ketidaksesuaian.

Lakukan penyusunan SOP yang tepat sehingga manfaat-manfaat tersebut dapat diraih perusahaan dan membawa perusahaan pada kinerja yang baik dalam melakukan persaingan bisnis yang semakin ketat. SOP bukan sekedar tulislah apa yang biasa dilakukan, kerjakan apa yang telah dituliskan dan buktikan bahwa itu telah dijalankan.

Salam Sukses Selalu, Berbagi untuk bisa mendatangkan manfaat.

Drs.psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution